Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

Bologna Marathon, Titolare dei suoi dati, la informa in relazione al trattamento dei dati che lei fornisce spontaneamente al momento dell’utilizzo del sistema di Chatbot MirIAm AI.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Bologna Sport Marathon SSD A RL, con sede in Bologna, Via G.Marconi n.47 e-mail, info@bolognamarathon.run (di seguito, il “Titolare”).

2. Finalità del trattamento

I dati personali forniti dagli interessati sono trattati esclusivamente per le seguenti finalità:

• fornire informazioni relative alle iscrizioni alla competizione sportiva;
• fornire chiarimenti e risposte in merito al regolamento dell’evento;
• gestire richieste informative degli utenti connesse all’organizzazione e alla partecipazione alla competizione.

Le informazioni fornite tramite il sistema di supporto basato su modelli di AI (LLM) di terze parti integrati via API (OpenAI/Google) non hanno finalità decisionali, promozionali o di profilazione, né producono effetti giuridici nei confronti dell’interessato.

I dati sono raccolti direttamente presso l’interessato.

Il trattamento non è automatizzato.

3. Modalità del trattamento e utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale

Le risposte alle richieste informative possono essere fornite anche tramite un sistema di supporto basato su intelligenza artificiale (modelli di AI (LLM) di terze parti integrati via API (OpenAI/Google), utilizzato esclusivamente come strumento di ausilio per rispondere a domande standardizzate e di carattere generale.

Il sistema è configurato per fornire unicamente informazioni inerenti alle modalità di iscrizione e al regolamento dell’evento.

Il conferimento non è obbligatorio, ma in caso di rifiuto non saremo in grado di evadere le sue richieste.

4. Categorie di dati trattati

I dati personali trattati possono includere:

• dati identificativi e di contatto (es. nome, cognome, indirizzo e-mail);
• informazioni strettamente connesse alla richiesta inoltrata dall’utente.

Eventuali dati particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR (es. dati relativi alla salute, convinzioni religiose, orientamento politico o sindacale) non sono richiesti, né saranno presi in considerazione o trattati, anche qualora vengano inseriti spontaneamente dall’utente.

Non tratteremo dati o immagini di minori, pertanto non sarà possibile caricare immagini o fornire dati di minori.

5. Base giuridica del trattamento

La base giuridica del trattamento è:

• l’esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali (art. 6, par. 1, lett. b GDPR), in relazione alla gestione delle iscrizioni;
• il legittimo interesse del Titolare a fornire informazioni organizzative chiare ed efficienti sull’evento (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).

6. Destinatari dei dati

I dati personali possono essere trattati da soggetti autorizzati dal Titolare e, limitatamente alle finalità sopra indicate, da fornitori di servizi tecnologici che operano quali responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

I dati non saranno diffusi.

7. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi

Qualora l’utilizzo del sistema di supporto comporti un trasferimento di dati verso Paesi extra UE, tale trasferimento avverrà nel rispetto degli artt. 44 e ss. GDPR, mediante l’adozione di garanzie adeguate.

8. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario a rispondere alle richieste informative e, comunque, nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione di cui all’art. 5 GDPR, in ogni caso non oltre un anno solare.

9. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare scrivendo a privacy@bolognamarathon.run in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15 e ss. GDPR, tra cui:

• diritto di accesso;
• diritto di rettifica;
• diritto alla cancellazione;
• diritto di limitazione del trattamento;
• diritto di opposizione.

L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

10. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati è facoltativo, ma il mancato conferimento può comportare l’impossibilità di ricevere risposte alle richieste relative alle iscrizioni o al regolamento dell’evento.